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Home Office para Advogados: O passo a passo para implantar o trabalho remoto do seu escritório em 24h.

Com a vinda do COVID-19, muitas pessoas vão trabalhar de casa. Se essa realidade também chegou à gestão do seu escritório de advocacia, continue a leitura deste artigo e conheça o passo a passo para implementar este modelo em até 24 horas.

O mundo mudou e os escritórios de advocacia tem um papel crucial neste momento. Se os profissionais da saúde são a linha de frente na guerra contra o vírus. Os advogados serão os diplomatas que irão lidar com as consequências jurídicas dessa guerra.

Este texto vai te preparar para assumir essa responsabilidade, começando por organizar o seu escritório nesta nova modalidade de trabalho. Isso inclui as ações que devem ser feitas pelo seu time para que os seu escritório ou departamento jurídico sofra o menor impacto possível nesse período.

Portanto, acompanhe este post em que passaremos pelos seguintes pontos:

Home Office funciona para todo escritório?

Como implementar o home office em 24 horas?

  • Definir Atribuições dos Colaboradores

  • Reuniões de Alinhamento Diárias

  • Ferramentas de Comunicação

  • Rotina e Mentalidade

  • Estrutura Física

  • ​Manual de comunicação com o cliente

  • ​Bônus: Casos Frios (Auditoria)

Vamos lá?

Home Office funciona para todo escritório?

Infelizmente não! Nem todo escritório pode trabalhar home office.

Em escritórios que as informações ainda permanecem no espaço físico, com pouca virtualização, terá um desafio maior nesta modalidade. Aqueles que já possuem algum tipo de software, ferramentas digitais que auxilie a troca de informações e acompanhamento de tarefas terão uma vantagem.

Um profissional que é movido a chefe, montou seu home office na cozinha ou não tem uma família colaborativa, por exemplo, terá dificuldade para trabalhar de casa. O fato é que estamos passando por um momento de incertezas, o cenário jurídico atual é que os Prazos estão suspensos e que os advogados vão atuar de suas casas.

Para passar por esse momento com o menor impacto possível na produtividade do escritório é necessário um projeto de home office que você vai começar agora.

Como implementar o home office em 24h?

Então vamos aos primeiros passos, você deve criar um projeto onde vai estruturar o funcionamento o home office do seu escritório. O seu projeto deve determinar: Atribuições dos Colaborador, Reuniões de Alinhamento Diárias, Ferramentas de Comunicação, Rotina Individual e Mentalidade, Estrutura Física, Manual de Comunicação com o cliente.

Abra o seu documento de word ou Excel e vamos colocar a mão na massa.

- Definir atribuições de cada Colaborador

O primeiro passo é definir as responsabilidades e entregáveis de cada colaborador, em casos de escritórios com um volume grande de pessoas, determinar junto com as lideranças o que tem que ser entregue dentro de um período determinado.

Trate cada cliente como um projeto e atribua alguém como responsável: As medidas que o governo está desenvolvendo servem para boa parte das empresas, traçar cada cliente como um projeto é importante para que todos possam passar por isso com zelo.

Eleja líderes para os seus setores Cível, Trabalhista, Tributário, Empresarial, Consultivo, Contencioso. Após essa definição será importante ter um feedback do progresso de cada projeto.

- Reuniões de Alinhamento Diárias

Uma prática que percebemos ter um alto impacto em escritórios de advocacia que trabalham home office, as são reuniões de alinhamento diárias. Após você determinar quais as atribuições de cada colaborador é necessário que aja um acompanhamento. Determine um horário para as reuniões e informe a todos.

Zoom, Google Hangout, Skype, Whereby são plataformas que vão te ajudar na comunicação com o seu time, esta reunião deve ser dinâmica e durar no máximo 1 hora, os líderes de cada área devem compartilhar o progresso das suas atividades e as expectativas para o dia atual.

- Ferramentas de Comunicação

Evitem usar o whatsapp como canal de comunicação da empresa. Telegram, Slack e outras ferramentas podem ser mais eficientes. Apenas do whatsapp ser mais popular, você vai dividir a atenção do funcionário com o grupo da família, dos amigos e outros mais.

Plataformas como um software jurídico oferecem ferramentas de chat interno para o escritório, e facilita essa troca de informações.

- Rotina e Mentalidade
  • Defina sua rotina.

Certifique-se de discutir suas horas de trabalho remotas com seu superior antes de começar - e assim que essas horas forem estabelecidas, faça questão de cumpri-las. Dentro desse "bloco" de tempo, divida suas sub-rotinas. Por exemplo, se você se sentir mais energizado pela manhã, lide com suas tarefas maiores e mais complexas.

  • Atenha-se ao seu horário.

Quando você se dedica a um trabalho remoto, é fácil para seus colegas em escritórios pensar que você está sempre "de plantão". Certifique-se de estabelecer claramente quais horários você recebe e-mails, telefonemas etc. e quando está oficialmente "ocupado".

  • Comunique-se frequentemente.

Participe da reunião de alinhamento com seus colegas. E durante o dia, mostre ao pessoal o que está sendo desenvolvido, tire dúvidas e interaja com os membros do seu time.

  • Vista-se para o trabalho.

Claro, o trabalho remoto não significa que você pode simplesmente vestir uma calça de moletom enquanto tropeça em direção ao seu escritório em casa. Quando você se concentra em sua aparência e faz questão de "se vestir para o trabalho", isso indica à sua mente que é hora de se concentrar em suas tarefas diárias.

  • Planejar com antecedência.

Algumas escritórios permitem que seus profissionais trabalhem em grande parte no seu próprio ritmo, sem supervisão, desde que cumpram prazos estratégicos amplos; outros micro gerenciam. Ao trabalhar remotamente, você tem mais liberdade para tomar suas próprias decisões. Mas liberdade tem que estar aliada com responsabilidade, entregue as tarefas solicitadas no prazo determinado ou comunique-se para alinhar as expectativas.

  • Estabeleça seu espaço de trabalho.

Algumas escritórios permitem que seus profissionais trabalhem em grande parte no seu próprio ritmo, sem supervisão, desde que cumpram prazos estratégicos amplos; outros micro gerenciam. Ao trabalhar remotamente, você tem mais liberdade para tomar suas próprias decisões. Mas liberdade tem que estar aliada com responsabilidade, entregue as tarefas solicitadas no prazo determinado ou comunique-se para alinhar as expectativas.

Sobre a família, todos estão se adaptando de alguma forma a este momento, sente e converse com eles sobre a importância do seu espaço ser respeitado e aproveite para tirar umas pausas ao longo do dia para interagir com eles.

  • Tire pequenas pausas.

Não se engane durante os intervalos, especialmente na hora do almoço. Você pode usar um aplicativo, como o TimeOut para Mac e o Smart Break para Windows, para se desligar do computador por 15 minutos.

  • Confie no time.

Se há algo que incomoda mais as gerações atuais, é a micro gestão. Membros seniores da equipe que acreditam que precisam micro gerenciar para obter resultados. Este é um momento em que devemos confiar no time.

Isso envolverá e inspirará os membros da equipe. Sentir-se valorizado e confiável aumentará a produtividade, pois eles estão trabalhando para alguém que os respeitam. A micro gestão tem um efeito adverso, pois gera sufocamento e pressionado pela interação constante.

Como implementar o home office em 24h?

Valide com seus colaboradores se todos possuem equipamento e internet adequada para trabalhar em home office. Muitos colaboradores podem ter dificuldades durante esse período por falta dos materiais e ambiente favorável ao seu trabalho. Internet oscilando, ausência de computador, microfone, um espaço para trabalho isolado.

Assim, é fundamental que o ambiente físico favoreça o andamento adequado das atividades. Um local confortável, bem equipado, com iluminação, ventilação e tecnologias necessárias à execução das tarefas evita que os colaboradores se estressem por conta de problemas operacionais. Isso contribui para a fluidez e otimização dos trabalhos.

Manual de comunicação com o cliente

Neste momento os clientes estão ansiosos, o medo geralmente leva a atitudes ilógicas, portanto é crucial que você tenha uma estratégia de acompanhamento dos seus clientes. Liste em sua agenda aqueles que devem ter uma atenção especial e delegue para a equipe a responsabilidade de fazer reuniões diárias e alinhamento de expectativas.

Bônus: Casos Frios (Auditoria)

Uma boa forma de usar este período de confinamento é realizar uma auditoria dos processos que seu escritório é responsável. Liste os processos que precisam de celeridade e defina ações que podem dar andamento a estes casos.

Se você possuí um software jurídico verifique se é possível retirar um relatório personalizado e busque por processos antigos que ainda estão abertos.

Recomendações finais

Ao seguir essas práticas, o seu escritório de advocacia poderá executar o trabalho de home office de uma forma bem efetiva durante o período de quarentena por conta do COVID-19.

Aliás, neste post não demos informações sobre o coronavírus porque da mesma forma que a Processo Ágil entende a nossa responsabilidade com os advogados, sabemos que eve buscar as informações oficiais a respeito da pandemia no site oficial do Ministério da Saúde. Sendo assim, deixamos aqui o link para que você possa consultar sempre que precisar.

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