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Planilha de controle de processos: entenda suas desvantagens

Controlar os procedimentos e atividades diárias de um escritório de advocacia exige uma organização impecável e, principalmente, ferramentas importantes que auxiliem nesse quesito. Uma das mais utilizadas é a planilha de controle de processos.

Ela é importante para contabilização dos processos, organizar deadlines, verificar etapas e documentos a serem enviados, datas de audiências, entre outros. Provavelmente ela é fundamental nas rotinas de trabalho dos seus funcionários.

Porém, apesar de ser bastante útil, as planilhas ainda possuem uma série de fraquezas que podem ser contornadas a partir do uso de softwares de gestão e automatização de processos, por exemplo.

Se você utiliza esse documento para o controle e organização do seu escritório, fique atento! Veja quais são os seus pontos fracos e invista em soluções mais eficazes que vão melhorar a produtividade. Acompanhe!

Evite perder prazos essenciais e gerar atrasos em seu trabalho

Usar uma planilha de controle de processos envolve uma necessidade considerável de disciplina por parte dos advogados do escritório. É necessário estabelecer regras e horários de conferências diárias ou corre-se o risco de perder prazos de entrega de documentos, audiências, contato com cliente e reuniões.

Se um dos seus funcionários, por alguma razão, esquece de realizar a verificação no dia adequado, podem ocorrer erros graves que vão comprometer até mesmo a ação. E isso torna-se comum, principalmente, quando o fluxo de trabalho aumenta consideravelmente.

Um software de gestão para escritórios de advocacia poderá avisar os deadlines e prazos especificados, evitando esse risco.

Melhore a sua produtividade diminuindo o tempo com preenchimento de planilhas

Por não ser uma atividade automatizada, ou seja, algum funcionário precisa gerenciar todas as informações, gasta-se um tempo considerável de dedicação para o preenchimento da planilha com os dados de cada processo do escritório.

O tempo gasto com isso, caso se opte por um sistema automatizado, poderia ser dedicado para outras tarefas da rotina diária do trabalho, melhorando a produtividade de todos e, com isso, potencializando o rendimento mensal e permitindo a captação de novos clientes.

Não perca tempo com a atualização manual

Outro ponto que torna a planilha uma opção menos eficaz do que o uso automatizado é a dependência de atualização manual. Isso gera alguns prejuízos, tais como:

  • há a necessidade de disciplina por parte do funcionário responsável por conferir as informações e atualizações sobre os processos diariamente;

  • pode-se perder um tempo precioso para recursos e prazos de entrega caso a atualização não seja realizada a tempo;

  • demora na atualização por depender do componente humano para isso;

  • perda de controle das informações a depender do volume de processos que o escritório recebe;

  • queda na qualidade de atendimento ao cliente por causa da demora na atualização das informações;

  • ​queda no rendimento dos profissionais responsáveis pela atualização que também realizam outras funções.

Evite erros que causem prejuízos inestimáveis para o escritório

Talvez um dos problemas mais graves no uso de planilhas de controle de processos está relacionado aos erros de preenchimento que possam ocorrer por parte daqueles que estão responsáveis por essa tarefa.

Mesmo com a conferência constante, podem acontecer deslizes e, dependendo do ocorrido, causa um prejuízo considerável no andamento de um processo, comprometendo a credibilidade do seu escritório. E qual o resultado disso? A perda de clientes.

Por exemplo, caso seja anotado o prazo de entrega errado de determinados documentos relacionados à causa, pode-se perder as datas e, com isso, diminuir as chances ou até mesmo inviabilizar o processo, a depender do caso.

Nesses casos, para diminuir a incidência de problemas e melhorar as rotinas do seu escritório, deve-se optar por um software específico para esses profissionais. A partir dele pode-se capturar todas as informações automaticamente, atualizando-as em tempo real e melhorando a jornada de trabalho de todos os funcionários.

Você gostou deste post sobre as desvantagens do uso da planilha de controle de processos e se interessou por nossa proposta? A Processo Ágil oferece a solução ideal para tornar o seu escritório mais eficiente e produtivo. Faça seu orçamento e tire todas as suas dúvidas.

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